更新日 2020年09月01日

結婚式のキャプテンが事前すり合わせで確認しておくべきポイント

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結婚式のキャプテンとは結婚式当日の現場責任者のことで、ウェディングプランナーと新郎新婦が打ち合わせで決めた進行をもとに、当日の現場で指揮をとり、施行を遂行する役割を担います。基本的に打合せに参加することはなく、施行前に担当のウェディングプランナーとすり合わせをしたうえで、当日の施行に臨むケースがほとんどです。当然、より密度が濃く的確なすり合わせができているほど当日に良いパフォーマンスを発揮できるので、今回は事前すり合わせで確認しておくべきことについてまとめます。

事前すり合わせ

当日、ぶっつけ本番で進行表を見て施行を担当することは、ほぼありません。どんなに忙しかったとしても、ウェディングプランナーから最低限必要な情報の共有や、擦り合わせを実施してから臨みましょう。具体的にどういった情報をすり合わせておいた方がよいか挙げればキリがないですが、特に重要なポイントとしては次の4つが挙げられます。

  1. 進行内容のすり合わせ
  2. パーソナルな情報のすり合わせ
  3. 料理コースの確認
  4. 会場レイアウト、シミュレーション

この4つを最低限抑えておくと、当日がスムーズに、かつプラスアルファでできるアクションが増えるはずです。担当プランナーとはとにかくイメージに相違がないよう、共通認識をもっておきましょう。

 

1,進行内容のすり合わせ

会社によって、当日持つ資料はそれぞれかと思いますが、共通して進行表は必ず持って施行すると思います。進行表には、当日の新郎新婦の入り時間や、着付け、ヘアメイク、リハーサル、挙式、披露宴、送賓、お見送りなど、両家に合わせた当日のスケジュールが書かれているので、同じ情報を見ながらすり合わせをすることが大切です。

時間の確認

各予約時間や、来館時間の確認。進行1つ1つにかかる所要時間など、無理のない時間配分になっているか。大枠流れが決まっている会場や、毎回オーダーメイドで1つ1つがオリジナルの会場など、様々だとは思いますが、ホテルやゲストハウスでは前後に別の両家の施行を控えていることが多々あるので、プランナーとは時間配分は事前にすり合わせておきましょう。

イレギュラー事項の確認

所属している結婚式場で普段からやり慣れている進行や演出などはあると思いますがお客様によって、普段と違う流れや進行になることもあるので、うっかりいつもと同じだろうと思い込んで、ミスが起きることの無いよう確認しましょう。

例えば、

  • 主賓の挨拶がいない
  • スピーチ中に映像を流したい
  • 余興の際3か所から登場したい
  • ケーキ入刀をいつもと違う場所で行いたい

など、他にもいろんなイレギュラー事項があるかと思います。こういったケースでは事前に関わるスタッフに情報を共有し、当日に正しい指示を出すためにも、しっかりと確認しておきましょう。

演出・アイテムの確認

進行の中で、テーブルラウンド時の各卓演出(キャンドルサービスや、アクアイリュージョンなど)や、ゲストへのサプライズプレゼント、余興で使用する小物、記念品など、様々なアイテムを用意される場合があります。誰から誰に渡すのか?や、使用するアイテムやプレゼントは、会場側(当方)で手配をしているものなのか?お客様(先方)で手配しているものなのか?は確認をしておきましょう。

 

2.パーソナルな情報のすり合わせ

進行内容の確認と合わせて、新郎新婦のお人柄やキャラクター、列席するゲストの情報も可能な限り深く知っておくことで、お客様への接し方が変わるでしょう。

新郎新婦の情報

新郎新婦の年齢や職業、出身地や趣味などのパーソナルな情報はもちろん、新郎新婦のパワーバランス、性格、などですね。

例えば、とても心配性な新郎新婦であれば、説明やご案内などは丁寧に話すや、新郎新婦が見えていないゲストの様子(来館状況など)を細かく伝えることで安心され、本番を存分に楽しんでいただけます。また結婚式の中で新郎新婦が特に大切にしていることや、楽しみにしていることなども、しっかりと抑えておきましょう。とにかくゲストに料理を楽しんでもらいたいのか、余興を何よりも楽しみにしているのか、足の悪い親族のことを気にしているのか。など、単刀直入にプランナーへ、この新郎新婦のこだわりTOP3は何ですか?と事前に聞いておくと良いでしょう。

ゲストの情報

新郎新婦のことと同じくらい、列席ゲストのことも知っておくことも大切です。まずは、親御様。ご両家が健在であるか否かはもちろんのこと、母のみであれば、ご離縁なのか?ご他界なのか?車いすを利用する親族はいないか?また、中座やスピーチなどでフォーカスされる方は、お二人とっても特に大切なキーマンとなります。新郎新婦との関係性や、打ち合わせでプランナーに話していた過去の印象的なエピソード、なぜ、この友人を選んだか。などを事前に把握しておくことで、当日ゲストにかける言葉が変わってきます。特に、お色直し中座時のエスコートとスピーチに選んだ理由は最低限抑えておくと良いでしょう。

 

3.料理コースの確認

ここはよく別物として考えがちですが、実は一番肝になるポイントです。結婚式で良い空間を提供するには、良いタイミングを抑えることが非常に重要です。スタッフが話しかけるタイミング、曲を流すタイミング、映像が流れるタイミング、司会が話し始めるタイミングなど。

中でも「料理が出てくるタイミング」は非常に重要なので、料理コース内容などは特に細かく把握しておきましょう。品数は何品あるのか?どういうメニュー構成なのか?暖かい料理と冷たい料理のタイミング。食べるときのお客様の手数はどれくらい必要なのか?食べるのに時間がかかる料理は?スタッフが下げるときに、下げやすいお皿と下げにくいお皿、など。

なるべく多くの情報を把握し、料理担当のスタッフと密に連携を取りながら、一番良いタイミングでお客様に料理を食べていただけるタイミングを事前にイメージしておきましょう。もちろん、全てを優先できるわけでもないので、その場合も事前に妥協ポイントをいくつかイメージしておくと良いでしょう。

 

4.会場レイアウト、シュミレーション

会場によって大きく違いが出てくるのがレイアウトです。いつも慣れている会場であれば問題ないかもしれないですが、パーティー毎に、ゲストの人数や、それに伴ったテーブル数も変動します。

最近だと流しテーブルや、高砂をソファー席にしたりと、トレンドに合わせてレイアウトも変化してきています。毎回決まった導線を通るという会場も多くあると思いますが、理想は新郎新婦によって、どの導線を通るのかなどを考えられていると良いでしょう。例えば、兄弟での中座のシーンはおばあちゃんに見せてあげたいから、おばあちゃんのテーブルの近くを通って中座しよう!など。

事前にレイアウトをある程度頭の中でイメージし、当日の導線をシュミレーションしておきましょう。

 

キャプテンの事前準備についてまとめ

結婚をする二人がいて、それをお祝いするゲストが結婚式には集まっているのですから、何もしなくても幸せな空間は成立します。ですが、会場やスタッフがどれだけプラスの付加価値を提供できるかで満足度は大きく変わってくるはずです。ミスなくがっちりと守って、そのうえで確信をもって攻めることは付加価値にもつながります。準備が全てとよく言いますが、今回のすり合わせでのポイントは、準備の基盤となるものです。ぜひ、1回のすり合わせを丁寧に、今回のポイントを抑えながら実践していただけると嬉しいです。

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この記事を書いた人
BRIDAL BASE ライター

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