更新日 2019年11月05日

二次会受注率が高い打合せプランナーの特徴とは?

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結婚式の2次会を受注することは、結婚式場の開いている施行枠を効率的に稼働させる、売上を確保できる、顧客満足度が上がるなど多くの観点から取扱い商品の中でも重要なアイテムの1つと言えますが、披露宴と違う雰囲気で行いたい、予算はできるだけ押えたい、といった結婚式とは異なる新郎新婦ニーズなどの理由から、自社会場での2次会受注に苦戦しているという方も多いのではないでしょうか。そこで、今回の記事では2次会受注率の高いプランナーの特徴や実行していることをまとめました。2次会受注率に課題を感じているプランナーの方だけでなく、会場として売上目標達成を目指す戦略の為にもリーダー・支配人の方も参考にしていただければうれしいです。

自社会場の2次会のメリットとデメリット

まず最初に、自社会場で2次会を行う場合のメリットを新郎新婦、幹事、ゲスト、それぞれの立場・視点で整理します。

新郎新婦にとってのメリット

■準備段階

  • 結婚式の打合せと2次会の打合せを同じ場所で、同じ人と行うことができる
  • 結婚式準備と同様に2次会準備のサポートを担当プランナーがするので、準備の負担が少ない

■結婚式当日

  • 披露宴後~2次会開始まで移動がないため、時間に余裕が持てる
  • 結婚式当日に関わるスタッフが2次会もサポートするので安心

幹事にとってのメリット

■準備段階

  • 新郎新婦のパーソナル情報を始め、結婚式に関わる情報把握をしている担当プランナー等が2次会準備をサポートしてもらえるので負担が少ない

■結婚式当日

  • 披露宴~2次会スタートの間の準備時間に余裕がある
  • 結婚式会場から2次会へのアイテム移動が不要

ゲストにとってのメリット

■結婚式当日

  • 結婚式から参列しているゲストは移動が不要
  • 結婚式と同じ施設・料理/ドリンク・サービスクオリティで2次会を楽しむことができる

披露宴と同じ会場で2次会を実施するデメリット

逆にデメリットも会場ごとにりあると思います。
一番多いのは、予算ですね。結婚式場で行う2次会は、専門で行う会場と比較するとどうしても高くなりがちなので、2次会予算は出来るだけ抑えたいというニーズに対応しきれないことも多いです。それ以外には、同じ会場だと雰囲気が変わらないので、披露宴からきてくれているゲストからすると代わり映えしない、という意見も多いです。
お客様から見たときに同じ会場で2次会を行うこと(=自社会場で2次会をすること)のメリット/デメリットをしっかりと把握し、まずは的確に説明できるように準備をしておくことが大切です。
 

2次会の提案を行う手順

2次会提案の具体的な手順は下記通りです。

  1. 初回打合せ前に提案可能な2次会施行枠を確認する
  2. 初回打合せで2次会を検討しているか確認(2次会をしたいと考えているのでれば2次会で希望する内容を確認する)
  3. 自会場と他会場で2次会を行う場合のメリット/デメリットを説明する
  4. 2次会プランの商品説明をする

1.初回打合せ前に提案可能な2次会施行枠を確認する

リーダー・支配人が、2次会受注枠として提案可能な枠を明確にします。その為には、下記の2つを知っておかなければいけません。

  • 新規の受注残件数
  • 2次会の受注目標件数

特に、初回打合せ時はまだ披露宴の新規受注が見込める時期であることが多い為、慎重な見極めが必要ですが、

  • 平日等の1日限定の施行
  • 各会場の最終施行

これらの施行枠の場合は、うしろに施行が入る可能性はほぼ0%なので、初回打合せから2次会の提案していくことが可能です。

2.初回打合せで2次会を検討しているか確認する(2次会をしたいと考えているのでれば2次会で希望する内容も確認する)

  • 2次会の希望開始/終了時間
  • 参加人数(男女比や結婚式の参列者の割合)
  • 会費
  • 行いたいイベント
  • 幹事の人数と続柄

まずはこれらのポイントを確認しましょう。初回打合せのタイミングでは、まだまだ2次会のイメージもできていない新郎新婦も多い為、明確な返答を得られないことも多いので、プランナーとして一般的な内容や具体的事例を交えながら少しづつ決めていくことが必要になります。
それを踏まえて、自社会場の2次会が提案可能なのか/否か、強み/弱みについて自身の頭の中で整理し、シナリオを組み立てていくことが必要です。

3:自会場で行うメリットを的確に説明する

自社会場で2次会を行うことのメリットとデメリットをお客様に説明するのですが、この中でも特に、

  • 2次会の希望開始、終了時間
  • 参加人数

この2つが大切なポイントです。この2つ次第でメリットをより強く訴求できるからです。
例えば、日曜日の披露宴後の二次会の場合などは、披露宴おひらき後の流れを説明し、他会場と自社会場のそれぞれで2次会を行った場合の開始/終了時間を比較します。自社会場の2次会は移動時間がない為、他会場で行うより早く始めることができ、その分おひらきも早くなります。このように2次会の希望終了時間から逆算して提案することも非常に有効な手段だと言えます。
また、参加人数によっては、会場のキャパに合わないという場合もあります。自社会場で行う場合は、会場が大きいということも多く、その時は結婚式のゲストを理解しているからこそ2次会も同様に提案することが必要です。結婚式で行う人数アップのスキルはここでも活かし、2次会の人数アップにつなげましょう。

4.2次会プランの商品説明をする

2次会プランを具体的に説明しますが、その場合新郎新婦の希望予算との差額と説明することが大切です。一般的な二次会専門会場と比べると料金は高くなってしまうことが多いですが、具体的な予算を伺い、行いたいイベント・コンテンツ、必要なアイテムから具体的な2次会予算を一緒に考えていくことなど必要になります。
 

2次会を検討していない新郎新婦への提案

ここまでは2次会を検討している新郎新婦に行うことをまとめましたが、2次会を検討していない新郎新婦にも提案を行い、受注を促していくことも必要です。その場合は、なぜ2次会を行わないでもよいと考えているのかを丁寧にヒアリングし、2次会を行うと体験できることをプレゼンテーションしていくことが重要です。
結婚式の準備段階で新郎新婦が2次会を行わないと考えている背景には

  • 結婚式に招待したい人は全て招待できているから
  • 結婚式後は仲の良い友人と少し飲みに行ければよいから

という理由が多いと感じています。
結婚式は新郎新婦にとっても、ゲストにとっても、おひらきまであっという間です。もし結婚式後に2次会がないのであれば、ゲストはそれぞれ場所を代えて時間を過ごしていることが多いと感じています。そうであれば、そういった場を新郎新婦が準備することもよいでしょう。
結婚式よりカジュアルな2次会では、新郎新婦とゲストが気兼ねなく楽しむことができます。ゲストが結婚式を楽しみにしている一つに、久しぶりの友人との再会があげられています。結婚式だけで満足できないという訳ではありませんが、2次会を行った方がより高くゲストに満足してもらうことができるでしょう。
 

2次会受注率の高めるコツのまとめ

2次会受注率を高めるコツは、下記の3点です。

  • 2次会提案可能枠を解放し、初回打合せ時に具体的提案ができるようにする
  • 自会場と他会場で2次会を行う場合のメリット/デメリットを的確に説明する
  • 2次会を検討していない新郎新婦へ2次会の魅力を提案する

自社会場での2次会受注は売上の面でも馬鹿にできませんし、目標達成にも必要な要素です。ぜひ、この記事をきっかけに戦略立てて受注していく参考にしていただけると嬉しいです。
 
おわり
 

市川 貴之

この記事を書いた人
市川 貴之

株式会社アナロジー代表。「ブライダル業界で働く人のよりどころに」をビジョンに掲げ、ブライダルコンサルティング、ブライダル業界専門の転職支援サービスを運営しています。お仕事の依頼は「お問合せ」、転職のご相談は「ブライダル専門の転職相談」からお受けしております。

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