打合せリーダーの役割と業務について

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打合せリーダーの業務とは_サムネイル

打合せプランナーとしてキャリアを積むと、リーダー業務を任せられることが多いのではないでしょうか。しかしながら、数字管理は苦手、指示を出せない、リーダーを見ていて大変そう、などの理由から「リーダーにはなりたくない」という人が多いように思います。打合せプランナーとしてエキスパートを目指す、打合せプランナー経験を元に営業推進や人材育成を行う、とその後のキャリアは様々ありますが、今回の記事は、打合せリーダーを目指す人や打合せプランナーとしてキャリアを悩んでいる人に向けて、打合せリーダー業務とはどんなことを行うのか?どんなやりがいがあるのか?ということをまとめました。今まさにリーダーをしている人、次期リーダー候補の育成を任されている支配人/管理職の方にも参考になれば幸いです。

打合せリーダーの仕事のやりがい

打合せプランナーの皆さんから見て、リーダーはどのように映っていますか。

負担が大きくて大変そう・・・。そう感じると、自分にはできないなぁとかやりたくないなぁと思ってしまいますよね。また、周りにいるリーダーが魅力的じゃないと感じることもあるかもしれません。悲しいですが、「ああはなりたくない」と思わせてしまうと、打合せリーダーっていいなと思えるところが分かりづらいかもしれません。

一方、打合せリーダーをされている方に実際にやってみて良かったと思える所を聞いてみると「できることが増えた」いう人が多いです。例えば、

  • 仕事を変えることができる:これまで非効率だと感じていたことも、自分がリーダーになればオペレーションフローを変えることができます。
  • これまでの知識・スキル・経験を活かして、新しいチャレンジができる:長く打合せプランナーをしているとマンネリ化を感じることもあります。リーダーになることで、転職や社内でのジョブチェンジをせず心機一転することができます。
  • 社内の情報が増える:会社の指針/今後の展望などより上流の情報が入ってくるようになるので、打合せチーム内/会場内だけ見ていたことが、会社全体を見ると視野を広げることができます。

などなど、リーダーになると責任範囲が大きくなる分だけばメンバーの数だけできることも増えます。

打合せプランナーとしてやりがいを感じている方であれば、打合せリーダーになることで見る視野が広がり、扱う規模も大きくなることで更にやりがいを感じることができると感じています。

 

打合せリーダーの業務

打合せリーダーになると施行を担当することも少なくなることが多いですが(1チャペル1バンケットなど小規模会場の場合は除く)、その時間で具体的には次のような業務を行っています。

  • メンバー管理(育成、労働時間時間管理)
  • 施行管理(クレーム対応、見積・施行資料チェック、施行アサイン)
  • 数字管理(売上管理、CS管理)
  • 組織運営(業務分担、他セクションと連携した施行チェック、パートナー企業対応、MTG実施)

など、管理系の業務が中心になります。もちろん、担当を持つケースもあります(担当変更の希望を頂いた場合などは多いですね)。リーダーとしての業務が増えるため業務を抱えてしまいがちですが、メンバーの数字意識やチームの団結力を高める為にも、メンバーに業務を任せるということも大切です。

また、一般的には次のようなスケジュールで動くことが多いです。

  • 平日であれば、見積・施行資料チェック、MTG資料作成、売上管理、CS管理(毎週)、施行アサイン(月1回)クレーム対応(都度)
  • 土日であれば、施行管理、当日追加請求書チェック、メンバー/他セクションからの相談対応などがあります。

打合せプランナーの時のように新郎新婦に予定を合わせるということが少なくなります。その為、自分自身でコントロールできる時間が増え、体力面では働きやすくなると感じる方が多いと思います。

 

打合せリーダーはなぜ必要か?

先ほど打合せリーダー業務についてまとめてみましたが、これらの業務を行う人を事業所内になぜ任命するのか?という点も触れておきましょう。

シンプルな結論としては、メンバーへの動機づけと目標達成のため、だと思います。分かりやすく言えば「やる気にさせる」ということです。1人1人のメンバーと向き合い、一緒に壁を乗り越えることがリーダーに求められることだと思います。

リーダーがいる→メンバーがのモチベーションが上がる→パフォーマンスが上がる→目標達成に近づく】、という思考の流れです。

例えば、

  • 個々のやる気になるポイントを把握する(新郎新婦からの感謝の言葉、インセンティブ、自己成長等)
  • 仕事を任せる(信頼関係を築き、具体的目標を立てる)
  • 定期的に進捗確認する(良い行動であれば褒め、課題があれば改善点を伝える)

メンバーに仕事を任せるということは、相手をやる気にさせることができます。そうすることで、個々のパフォーマンスが上がり、チームの力を最大限にすることができます。メンバーの能力・役割を把握し力を引き出す、主体的に行動するように促すこと。これがリーダーの存在価値であり、会社がわざわざ担当を持たない管理職を事業所に配置する目的だと言えます。

 

打合せリーダーについてまとめ

リーダーになりたくないと考える人もいると思いますが、個人的にはチャンスがあるならは、一度は経験されたほうがいいと思います。打合せリーダーとは、

  • 打合せチーム内の業務分担を明確にし、メンバーに仕事を任せ、主体的に動く環境を作る人
  • 個々のパフォーマンスを高め、チームの力を最大限にする人

です。そして、打合せプランナーは、時間をかけて新郎新婦と向き合い、問題を解決する、結婚式当日をチームメンバーに任せるなど、リーダーシップを既に身に付けています。同じ業務でも立場が変わることで、新たな考え方・価値観を持つことができ、新たなキャリアを築くことができるでしょう。

打合せリーダーを目指す人や打合せプランナーとしてキャリアを悩んでいる人に、少しで参考になれば嬉しいです。

 

おわり

 

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