生産性が高い打合せプランナーの特徴とポイントとは?

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生産性が高い打合せプランナーの特徴とは_サムネイル

繁忙期に入ってくると、事務処理が追い付かない、顧客対応が疎かになるなど、打合せプランナーとして業務効率化を課題に感じる機会も増えてくるのではないでしょうか?2019年4月に働き方改革関連法(中小企業は2020年4月から)で時間外労働の上限規制が導入されるなど、世の中としても残業時間を改善しようとしています。個人のマンパワーに頼りがちで労働時間が長いブライダル業界では、生産性を高めることは大きな課題です。今回は、生産性の高いプランナーがどのようなことをしているのかまとめました。打合せプランナーの方だけでなく、リーダー/支配人の方の参考になれば幸いです。

生産性の高いプランナーが行っていること

結婚式の打合せ業務の生産性を高めるには3つの能力や意識が必要です。

  1. 時間管理力
  2. 顧客管理力
  3. 人に任せるというという意識

1.時間管理力

1つ目の時間管理力を構成する要素には、タスク管理とスケジューリングの2つがあります。

  • タスク管理:打合せプランナーが行うべき業務/所要時間/期日を可視化して管理すること
  • スケジューリング:自分のスケジュールに組み込んでいくこと

これらの時間管理をする上でのポイントは、下記の2つです。

  • 初回打合せ~結婚式当日までの重要期日(アイテム変更最終日/請求書発行日/入金日等)をスケジュールに入れる
  • 重要期日から逆算して、打合せとそれに関わる事務処理時間をスケジュールに入れる

特に、重要期日から逆算して、打合せとそれに関わる事務処理時間をスケジュールに入れることが大切です。

例えば、打合せプランナーの業務時間の多くを占めるのが打合せでは、打合せ時間だけをスケジュールに入れるのではなく、その後の事務処理時間もブロックします。打合せ直後に全ての事務処理を行う時間を確保することが一番効率の良い方法です。例えば、打合せを9時~/13時~/17時~とすると、打合せ3時間+事務処理時間30分(予備30分)となるので、1日に3組の打合せができるようになります。それ以外にも、発注~請求書発行を行うタイミングは施行担当が決定した時に分かりますので、すぐに事務処理時間をスケジュールに入れることが大切です。

このように、時間をきちんと管理したうえで、「スケジュール通りにタスクを進める意識が非常に高い」というのも生産性が高いプランナーの特徴だと言えます。

2.顧客管理力

2つ目の顧客管理力とは、新郎新婦のタスク進捗管理をできる能力のことです。

例えば、打合せ前に新郎新婦が事前準備をしてきてくれないと、打合せが時間内に終わらないことも増えますが、事前準備をきちんとしてきてくれていればスケジュール通りに打合せを終えることができます。スケジュール通りに進める為には、新郎新婦のタスクも重要なポイントなのです。

3.人に任せるというという意識

私個人の感覚ですが、打合せプランナーは責任感の強い人が多く、人に任せることを苦手とする人が多いと思います。タスクが膨大にあっても、人に任せるより自分で行った方が早いと感じたり、自分でしないと不安と感じているからでしょう。

打合せプランナーしかできない業務とその他のスタッフでもできる業務を棚卸し、打合せプランナー以外に業務を依頼することで、プランナーが行うより早く業務が完了しますし、打合せプランナーが最終チェックを行うことでダブルチェックを行うこともできます。

人に任せるということは短期的には非常に煩わしいと感じることも多いかもしれませんが、長期的には非常に有効な手段なのです。

 

打合せの生産性を高める方法

生産性を高める為の取り組みには、

  1. 打合せプランナー個人が行う取り組み
  2. 打合せチームとして行う取り組み

この2つがあります。

1.打合せプランナー個人として生産性を高める方法

具体的な取り組みの例としては以下のようなことが挙げられます。

  • 来客や電話対応のない営業時間前に、事務処理を行う
  • メールや発注書などでよく使う文言は、テンプレートを作成したり、単語登録をする
  • 平日には極力打合せをしない(特に施行前日の金曜日)
  • 打合せは、9時~/13時~/17時~とし、打合せ3時間+事務処理30分で行う
  • 打合せの最初に、新郎新婦へ打合せのスケジュールを伝え、新郎新婦の時間意識を高める(例:進行打合せが●時~、司会打合せが●時~、音響打合せが●時~、打合せ終了が●時、など)
  • バーチカルタイプのスケジュール表を用意し、1週間のスケジュールとタスクを記入するそして、1日の終わりに実際どうだったかを記入し、翌日のスケジュールを確認する

2.打合せチームとして生産性を高める方法

具体的な取り組みの例としては以下のようなことが挙げられます。

  • 営業事務やサービススタッフに打合せプランナー業務を任せる
    • 打合せ準備:顧客ファイル/打合せ資料作成、発注業務
    • 施行準備:アイテムの納品チェック
  • 平日は早番/遅番制を用い、勤務時間を短くする
  • 全スタッフの出勤時間と目標の退勤時間を共有する
  • 生産性指標を作成する
    • 例:打合せと事務処理の所要時間×担当件数+固定業務時間(ミーティングや電話対応等)=推定労働時間
    • 推定労働時間÷実働時間=達成率

個人とチームそれぞれの生産性を高めるための取り組みの例を挙げてみました。簡単なものから、各セクションの協力体制がなければできないものなど様々ですが、打合せプランナーの業務時間短縮=生産性が向上することのメリットは非常に大きいので、しっかりと目標を立てて取り組むことが大切です。

 

生産性を高めるためのコツまとめ

打合せプランナーが生産性を高めるためのポイントは

  • 時間管理力と顧客管理力を高める
  • 人に任せるというという意識を持つ
  • チームとしても生産性を高める取組をする

この3点だと思います。

生産性が高まるからこそ、一組一組の新郎新婦と向き合い、より良い提案をする為に時間を使うことができます。売上と顧客満足、生産性の全てを最大化する為、少しでも参考にしてもらえると嬉しいです。

 

おわり

 

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