KGIやKPIなど業績管理についての小難しい話をプランナーにわかりやすく伝えるコツ

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KPIとかKGIをプランナーに説明するときのコツ

定例ミーティングなどで新規や打合せなど営業に関する指針、広告出稿など集客に関する指針をプランナーなどメンバーに伝えるシーンは多いと思います。ですが、プランナーなど営業・サービス系の職種の方はどちらかと言えば数字や会社の仕組みなどについては苦手としていることが多いので、ある種のアレルギー反応のように理解が進まないことも多いのではないでしょうか?ただ、式場のマネージャや支配人など管理職の方はそこをメンバーに理解してもらわないと会社の方針などが伝わらずマネジメントがうまくきかないので、そこの壁で悩んでしまうことも多いと思います。そこで今回の記事では、KGIやKPIなど業績管理の(小難しい)話を、プランナーなど非コーポレート部門の人に説明するときに便利なたとえ話をご紹介します。私もよく使っていますので、少しでも参考になればうれしいです。

なぜプランナーにKPIを理解してもらう必要があるのか?

そもそもの定義について簡単に触れておきますが、KGIとはKey Goal Indicatorの略で、KPIとはKey Performance Indicatorの略で、それぞれ日本語に訳すとKGIは「重要目標達成指標」、KPIは「重要業績評価指標」という意味になります。結婚式場運営の場合だと、KGI=売上、KPI=来館数、成約率、組単価などを設定している場合がほとんどですね。

このKGIやKPIについて、あなたの今月の目標は5成約です!とか1,200万円の売上です!とか断片的であれば、理解してもらえるのですが、なぜ5成約なのか?と聞かれた場合に管理職の方はその理由を説明しなければいけません。そのような場合に、会社の数字があってそれを会場別×月別に分解して予算を組み、それを担当者別に割り振って設定していて~~、と話すことになるわけですが、プランナーになる方のバックグラウンドは接客や営業などが多く、どちらかと言えば数字を苦手としている方が多いので、このあたりから理解が止まる方が多いのではないかと思います。

ただ、なぜ自分の目標がこの数値なのか、なぜこの取り組みをするのか、これを達成するとどう評価されるのか、といった業務背景をしっかりと理解して腹落ちした状態で業務にあたるのと、よくわかんないけど会社が言うからやりますよ、という状態で業務にあたるのではその精度やモチベーションに大きな差が出てきます。ただ勉強しなさい!と言われてやるより、〇〇大学に行くために▼▼点を取る、だから今は英語の勉強するんだ!と思って取り組む方が勉強に身に入るのと同じですね。

なので、マネージャや管理職などマネジメントをする立場の方は、その式場の業績を上げ事業運営を最適化していくにあたり、そこで働くスタッフに対して目標の表面上の理解だけでなくその背景や会社の仕組みまでをきちんと理解させることが重要になります。もしここの部分が欠けた状態で事業運営を行うと、うまくいかなかったときに「言われた通りにしたのに評価されない」「そもそも目標が不公平だ」など不平不満がたまっていき、他責傾向になり、定着率のやスタッフモチベーションの低下につながってしまいます。

こうならないためにも、表面的な目標数値だけではなく、背景から伝えていくことが大事なんですね。

 

難しい話をするときにたとえ話を使う理由

  • 初めて聞く
  • 普段の業務や日常生活で使わない
  • そもそも興味がない

この3つが重なった状態の人に話を理解させるのは大変です。自分もそうですし、聞く立場になって考えるとだいたいみんなそうなんじゃないかなと思います。私個人でも業績や数字の仕組みが大好きなプランナーはあんまり見たことないですし、普段の業務でも使わないしそもそも興味を持っている人もほとんどいないでしょう。

そういう状態でも説明しなければならない、そんなときに便利なのが「たとえ話」を使うことです。

複雑でわかりにくい話を、簡単に分かりやすく置き換えて話すことで、相手の理解が深まります。ブライダル限らず社会人のスキルの1つと言ってもいいくらいで、ここぞ!というときにこそ「うまいこというなぁ!」と言われるようなたとえ話をできると「この人できる人だな」と思いますよね。ただ、芸人やトップ営業マンなどならともかく、なかなか一朝一夕に気の利いたたとえ話はできなかったりするんですよね。

そこで、次からKGIとKPIとは?をわかりやすく伝えるためのたとえ話をいくつか紹介します。

 

KGI・KPIのたとえ話のトークスクリプト例

①受験したことある人向け:受験勉強で例えてみる

受験勉強のKPI・KGI

まず初めに、多くの人が経験している「受験勉強」で例えてみました。

受験勉強のゴール(KGI)は志望校合格で、それを達成するためには英語、数学、国語など必要強化で基準点以上の点数を取ること(KPI)が必要です。さらに、英語の科目の中でも、英単語、文法、長文読解などいくつかのパターンがあるのでそれぞれの問題を解くための勉強が必要になり、それをスケジュールを決めてこなしていく、という感じですね。

結婚式場運営も同じで、ゴールは売上の達成で、それを達成するために来館と成約率と組単価の数値目標を達成することが必要。さらに来館を獲得するためには、広告経由、ホームページ経由、SNS経由などいくつかのルートがあるので、それぞれの経路からの来館を獲得するために施策を実行し、しかるべき効果検証を繰り返していく、という感じですね。

できるだけ同じような文体で書いてみましたが、このように例え話を先にして「あーそんな感じで勉強したわ」と頭の中に情報の箱を先に作り、その中にブライダルに置き換えたときの話を入れ込んでいく、というイメージですね。

受験勉強は多くの人が経験しているので汎用的に使えるたとえ話ですが、中高一貫とか大学の付属高校から行った人とかだとピンと来ない場合がありますのでご注意を。

②運動系の部活経験者向け:野球部の活動で例えてみる

野球部の活動のKPI・KGI

次に、「部活」で例えてみました。私は高校まで野球をしていたのでこの例えはよく使いますが、何かしらの部活をされていた方はそのまま置き換えてもらっても使えると思います(サッカー部、バスケ部、テニス部、文科系なら吹奏楽部、など)。

野球部のゴール(KGI)は甲子園の出場で、それを達成するためには打撃、投手、守備、走塁を地区予選を勝ち切れるだけのレベルまで高めること(KPI)が必要です。さらに、打撃の科目の中でも単純に打率を高くするだけではなく、長打、犠打、進塁打など試合の状況によって求められる打撃が変わってくるのでそのための練習が必要になり、それを日々の練習で身に着けていく、という感じですね。

結婚式場運営も同じで、ゴールは売上の達成で、それを達成するために来館と成約率と組単価の数値目標を達成することが必要。さらに来館を獲得するためには、広告経由、ホームページ経由、SNS経由などいくつかのルートがあるので、それぞれの経路からの来館を獲得するために施策を実行し、しかるべき効果検証を繰り返していく、という感じですね。

部活も比較的多くの人が経験していますし結構な年月をかけてやっていた人が多いので伝わるときは刺さりやすいですが、違う部活だとあんまり伝わらない可能性があります(私もサッカー部の例えばあんまりできませんし)。

③ダイエット経験者向け:ダイエットで例えてみる

ダイエットのKPI・KGI_v2

最後に、「ダイエット」で例えてみました。

ダイエットのゴール(KGI)は10kgの減量で、それを達成するためには摂取カロリーよりも消費カロリーが上回ること(KPI)が必要です。さらに、まったく食べない!など無理なダイエットではなく計画的に実行していくためには、朝~夕飯の献立をしっかりと考えて決めて摂取カロリーと抑え、かつ消費カロリーを上げるために基礎代謝アップと有酸素運動を実行していく、という感じですね。

結婚式場運営も同じで、ゴールは売上の達成で、それを達成するために来館と成約率と組単価の数値目標を達成することが必要。さらに来館を獲得するためには、広告経由、ホームページ経由、SNS経由などいくつかのルートがあるので、それぞれの経路からの来館を獲得するために施策を実行し、しかるべき効果検証を繰り返していく、という感じですね。

どれくらいの人がやったことがあるのかはわかりませんが、〇〇kg減量という目標設定やカロリー計算など具体的な数字が出てきやすい例えなので、ブライダルの売上いくらとか来館数なんぼとか、数字と絡めて例えやすいと思います。

 

相手に伝わる話し方ができることはマネジメントスキルの1つ

3つ紹介しましたが、これらのたとえ話をするコツは「先にたとえ話をして、相手の頭の中にイメージの箱を作ること」です。私の経験からですが、これの順番が前後すると理解を得られにくくなります。

先にたとえ話をして「あーそういうことね!」というイメージを先につかんでもらって(頭の中に情報を入れる箱を作る)、それからブライダルの話をする、というのがオススメです。

マネージャや支配人などのいわゆる中間管理職は、経営から降ろされる指示を的確にメンバーに伝えていかなければいけません。経営指針が常に全員の納得を得られるわけではないですし、そもそも話が難解で理解されにくいこともあるでしょう。

そういう状況において、「相手に伝わる話し方ができること」は重要なマネジメントスキルの1つだと言えます。今回の記事ではたとえ話を使う、という方法を紹介しましたが、難しい話や相手にとって不利になる話をどうやって伝えられると最適な事業運営につなげられるのか、というのを常に意識しながら(アンテナを張りながら)日常業務に取り組むことが大切です。

 

KPIのたとえ話のコツまとめ

業績管理や経営方針など、お客様と直接かかわらない話を苦手とするプランナーは少なくありません。そんな時にどうやって話をしたら伝わるのか、理解してもらえるのか、興味を持ってもらえるのか、を考えて話せるマネージャは「仕事がデキる人」だと思います。自分がどんなに理解していても相手に伝わらないと意味ですし、もっと言えば理解した上での業務遂行が行われないと指針が浸透している状態とは言えないので、メンバーマネジメント(特に情報伝達において)に苦手意識のある管理職の方は、たとえ話をしながら伝えてみるというのを意識されてみてはいかがでしょうか。

 

おわり

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