※寄稿記事です。

仕事が早く終わりサクサクと帰る人といつも遅くまで仕事をしている人、打合せプランナーは2つの傾向に分かれます。仕事が早い人に理由を聞くと、「早く終わらせたいという意識の違い」とい言いますが、苦手なプランナーも早く終わらせたい気持ちは変わりません。そこで今回は、打合せプランナーが効率的に業務を進めるポイントを3つ紹介します。日頃の業務の参考になれば嬉しいです。

業務を効率的に進めるためには事前準備が大切

打合せプランナーの業務は接客や事務処理など多岐に渡ります。その為、一般的な業務効率化のコツ（PCスキル/整理整頓/書類やメールのテンプレート化など）だけでは目に見える効率化につながらず、抜本的な解決にはなりません。

打合せプランナーの業務を効率的に進めるための核となることは、事前の準備です。

これは、結婚式で言うと「施行準備」と同じです。結婚式の準備は、各アイテムに不備がないかをチェックし、適切な場所に用意をしていきます。この準備がきちんと行われていれば、円滑な施行運営ができます。しかし、事前の準備ができていなけれは、結婚式という限られた時間内で決められたイベントができず、雪だるま式に予定が崩れていくことは、誰もがイメージが沸くと思います。では、打合せ業務の適切な事前準備とはどんなものなのか、ポイントは次の3つです。

1. 実行可能なスケジューリングを行う
2. 立てたスケジュールを実行し続ける
3. 各業務の質を上げる

1．実行可能なスケジューリングを行う

まずは、現状を把握します。「何に・どれ位の時間が必要なのか」ということです。効率的に業務を進めることが得意なプランナーも苦手なプランナーも日々のスケジュールは立てていると思いますが、得意なプランナーは、

1. １つづつの業務時間
2. 実行する上で最適なタイミング

の2つを把握しています。例えば下記のようなものです。

• 打合せ
  打合せの中で行う事項(例:料理打合せ/装花打合せ/見積提示）を細かく洗出し、その時間配分を計画します。また、プランナーだけが時間配分を分かっていても時間通りには実行できません。新郎新婦にも打合せのスケジュールを把握してもらうことが大切です。その為に、打合せで次回打合せとして開始/終了時間とそれぞれの打合せの時間配分を明記した書類を渡したり、打合せ当日はテーブルに本日のスケジュールとしてタイムテーブルを置いていたります。
• メールチェック：毎朝最初に行う業務とします。内容チェックと全てのメールに返信するまでの時間を設けています。
• 発注・請求書発行・施行資料作成業務
  この3つの業務は似た業務/関連した業務ですので、ワンセットの業務として行います。また、アイテム変更締切日当日または翌日といった限定されたタイミングに全て完了させなければいけない為、最優先の業務となります。例えば、平日の朝、難しければ事務処理に集中できる時間といった必ず業務が完了できる時間を確保しています。

各業務の時間と最適なタイミングを把握したら、それに沿ってスケジューリングしていきます。最初は明日や今週のスケジュールという短期的なものを考えていきますが、その内当月～アサインされている月（4ヶ月後～半年）という長期的に考えることができるようになると思います。そして、実行可能なスケジューリングを行う為には、もう1つ必要なことがあります。それは、余白です。例えば、

• 締切日の余白：締切日の数日前に行う
• 日々の業務の余白：業務と業務を詰込みすぎず、何もない時間を設けている

といった内容です。日々のスケジュールから全体像に目線を切り替える、スケジュールに余白を設けるということが大切です。

2．立てたスケジュールを実行し続ける

1日できた/今週できたというだけでは、繁閑のあるブライダル業界では効率的に業務が進められません。日々の積み重ねのもと、持続させ続けなける必要があります。業務効率化が得意なプランナーは、

• 毎朝その日のスケジュールとその週のスケジュールを確認している
• 仕事終わりに翌日のスケジュールを確認している

の2つを行っています。何度もスケジュールを確認することで、業務の抜け漏れが減るということにもつながると考えています。

3．各業務の質を上げる

スケジューリングする→実行するということが習慣になる目途が立ったら、各業務の見直しを行います。見直しの一例です。

• 打合せ
  まずは、打合せを時間通りに行うために、使用する資料の準備や確認すべき事項の洗出しなど事前準備を行います。打合せの内容によっては、新郎新婦に次回打合せまでに依頼した準備事項を確実にしてきてもらう必要があります。そのためには、打合せ前に準備の進捗状況を確認することも大切です。
  それ以外には、打合せの内容次第で、新郎新婦からの問合せを減らすこともできます。問合せ内容を分類すると、①準備で分からないことがあるから連絡した/②準備中に不安なことや悩みが発生したので連絡したという2つに分かれると思います。①準備で分からないことがあるから連絡したということは、打合せで解消できます。自宅に帰って、新郎新婦が準備をスムーズに進めることができると、新郎新婦の結婚式準備のストレス軽減にもつながります。よくある質問をまとめて書面にする、打合せ最後の見積作成時に次回打合せまでの宿題に取りかかってもらう、など行うことができます。
• 打合せ後の事務処理
  打合せ内容を短い時間で正確に事務処理するためには、ダブルチェックする/書類整理する/手順を揃える/タイピングスキルを向上させるなど思いつきます。しかし、「すぐ行う」ということがベストだと考えます。例えば、打合せ後にすぐに事務処理を行うということです。後でやろうとすると、抜け漏れが発生したり、資料を再度準備したりと2度手間になります。

効率的に業務を進めるポイントのまとめ

・実現可能なスケジューリングをする
各業務の時間と実行する上で最適なタイミングを把握する、締切日や業務と業務の間に余白を作る
・立てたスケジュールを毎日予定通り実行し続ける
業務開始/終了でスケジュール確認を行う
・各業務の質を上げる
の3つです。今日・明日変えることはできませんが、１つづつ改善していくと確実に変わることができます。業務に追われないようになると、心に余裕がうまれ、業績アップや顧客満足の施策にしっかりと腰を据えて取り組むことができます。皆さんの日頃の業務に少しでも参考になると嬉しいです。